登記されている過去の手続きに関して、例えば取締役会や株主総会が開催された証跡を、法務局の保管資料から確認する方法について解説します。
１．法務局における登記関連の資料の保管期間
登記の申請書その他の附属書類の保存期間は、受付の日から十年間とされています（商業登記規則第34条第4項第4号）。
但し、令和元年10月1日付の法改正前は受付の日から五年間とされていました。
そのため、時期によっては改正前の保存期間に基づいて破棄されている可能性もあります。
２．登記申請の当事者であれば法務局に対して添付資料の閲覧や謄写を申請できるか
(1)閲覧の可否
登記簿の附属書類（申請書その他附属書類をいいます（商業登記規則第10条参照）)の閲覧について利害関係を有する者は、手数料を納付して、その閲覧を請求することができるとされています（商業登記法第11条の2）。
登記申請の当事者であれば、基本的には、登記簿の附属書類の閲覧について利害関係を有する者に該当するかと存じます。
(2)謄写の可否
謄写については、法令上これを認める規定はなく、実際にも認められないようです。
但し、写真撮影は認めている法務局もあります。
３．第三者であっても添付資料の閲覧や謄写を申請できるか
(1)閲覧の可否
上記２．のとおり、登記簿の付属書類の閲覧を請求できる者は、利害関係を有する者に限られています。附属書類の閲覧請求書には、閲覧しようとする部分について利害関係を明らかにする事由を記載する必要がある（商業登記規則第21条第2項第3号）ほか、利害関係を証する書面の添付が必要とされています（商業登記規則第21条第3項第2号）。
ここで言う利害関係は、事実上の利害関係ではなく、当該登記がなされたことについての法律上の利害関係をいうものとされています（神崎満治郎ほか著『論点解説商業登記法コンメンタール』35頁（平成29年、金融財政事情研究会））。
利害関係の審査については通達が出ており、具体的な例として「取締役の解任の登記がされている場合において，当該取締役であり，かつ，当該会社の主要な株主である者が「閲覧しようとする部分」として「その解任について決議された株主総会の議事録」と特定してその閲覧を請求したときの利害関係を明らかにする事由としては，当該会社に対して当該株主総会の決議の有効性を争うための民事訴訟を提起するために，当該株主総会の開催の状況及び決議の状況等につき当該株主総会の議事録の記載内容を確認する必要があることなどが考えられる」とされています。（参考：平成２８年６月２３日民商第９８号通達、平成２８年６月２３日民商第９９号依命通知）
(2)謄写の可否
謄写については、法令上これを認める規定はなく、実際にも認められないようです。
但し、写真撮影は認めている法務局もあります。
４．おわりに
当事務所では、自社に関する過去の記録を紛失した、過去になされている変更登記の経緯がわからなくなった、裁判関係で登記所に閲覧請求をしたい、等のご相談も対応可能です。どうぞご遠慮なくご相談ください。
