設立直後の変更登記

会社の設立登記を申請した直後に、役員等の変更を行い、設立登記に係る法務局内での審査が完了していない(同社の登記記録が調製されていない)うちに変更登記を行うことの可否について、注意点等を整理しました。

1.趣旨

一見、会社を設立した直後に、役員等の変更をすることは無駄なように見えます(最初から変更後の役員で設立すればよいので)。しかし、実務上、M&Aの案件等で、例えば新設分割による会社設立直後に、当該会社の株式を譲渡し、新株主の体制下で商号・本店・役員等を変更する取引が行われる場合も多くあります。

2.変更登記申請の可否と注意点

(1) 登記申請の可否

設立登記に係る法務局内での審査が完了していない(同社の登記記録が調製されていない)場合であっても、変更登記を申請することは可能とされています。なお、単純な株式会社の設立に限らず、新設分割による設立登記等の場合も同様の取扱がなされています。

(2) メモ書きを付しての申請が望ましい

登記記録が調製されていない状態で変更登記を申請した場合は、対象の会社の登記記録がまだないため、法務局から見れば、存在しない会社についての変更登記が提出されているように見えてしまいます。そのため、例えば、変更登記申請の際、設立登記申請は同日に提出している旨(受付番号を把握している場合はその番号も)を、申請書の「その他の申請書記載事項」に記載する等の対応が望ましいものと思われます。

※上記の取扱は法務局における事務所の便宜のためにするものであり、仮に記載をしなかった場合でも却下事由になるとまでは言えない(法務局から照会があった場合に設立登記を先行して申請済であることを説明すれば足りる)ように思われます。しかし、円滑な事務処理のために、注意書きを記載することが望ましいでしょう。

(3) 類似事例に注意:管轄外本店移転がある場合は却下事由になる場合も

なお、類似の事例で、①管轄外への本店移転を行い、②移転直後に役員等の変更手続を行い、③(本店移転登記の申請前に)移転先の管轄法務局で変更登記をすることは可能か、という論点もあります。

このケースは、設立直後の変更登記と異なり、移転先の管轄法務局において登記記録が調製されていない状態で登記申請をすると却下事由に該当し、登記手続ができないとされていますので、注意が必要です。

3.決議方法に関する注意点

(1) 招集手続

設立直後に株主総会決議や取締役会決議による各種変更を予定する場合は、必然的に招集手続は省略せざるを得なくなります。実際に会場で参集して決議を行うことを想定する場合は、おそらく同日に行われるクロージング手続との関係で、役員のスケジュール調整等が円滑に行えるかを確認して進めることが必要です。

(2) 書面決議の検討

上記(1)のとおり、招集手続を省略せざるを得ない場合が通常であることから、株主総会や取締役会決議は書面決議で行うことも有効な選択肢となります。

また、クロージングに伴い株主が変更となり、それに伴い新株主下の体制で役員を入れ替える場合、クロージング前に選任された売主側取締役を議長として選任して、各種決議を行うことが現実的でない場合があります。そのため、役員変更や定款変更に係る株主総会を、いわゆる株主提案による書面決議で行うことも検討に値します。

「株主提案による書面決議」とは、株主総会の目的事項を(取締役からではなく)株主自ら提案し、書面又は電磁的記録により同意の意思表示をすることで、決議があったものとみなされる制度のことです(会社法第319条)。これにより、(クロージング前の)取締役が関与することなく、新株主が提案・同意をすることのみをもって、株主総会の決議を行うことができます。

(3) 旧役員が決議に関与しない場合の登記手続上の注意点

旧役員が株主総会や取締役会決議に関与しない場合、当該決議の議事録には旧役員名義の会社代表印が押印できないことになりますので、出席役員全員の実印の押印及び印鑑証明書の添付が登記手続上必要となる場合があります。この点について、注意が必要です。

※個別のケースにより異なりますので、詳細は司法書士等の専門家にご相談ください。

司法書士・行政書士 司栗事務所代表。日本企業やグローバル企業からの依頼による会社・法人の設立、株主総会、M&A、グループ内再編、独禁法関連、特定目的会社を利用した資産の流動化、金融商品取引業、投資法人(REIT)等に係る登記手続や官公署への届出事務等に多数関与した経験を有する。
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